Tổng hợp các lỗi thường gặp hóa đơn điện tử kèm rủi ro cho doanh nghiệp, kế toán cần lưu ý

Netca thống kê những lỗi thường gặp hóa đơn điện tử kèm rủi ro trong việc quản lý hóa đơn, đặc biệt là vấn đề xác định tính hợp lệ/hợp pháp của hóa đơn điện tử, kế toán cần đặc biệt lưu ý quản lý hóa đơn đối với các doanh nghiệp có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc góp phần nâng cao hiệu quả của quản trị tài chính.

Thách thức hàng đầu trong việc quản lý hóa đơn

Quản lý tốt hóa đơn, chứng từ thể hiện quy trình chặt chẽ của Doanh nghiệp, tránh lãng phí, thất thoát và tránh được các trường hợp bị các vi phạm hành chính về thuế. Và ngược lại, nếu hóa đơn chưa được quản lý tốt và chặt chẽ sẽ dẫn đến những rủi ro tiềm ẩn không lường trước được. Dưới đây là những thách thức hàng đầu trong việc quản lý hóa đơn

  • – Nhập liệu thủ công và các quy trình chưa được hiệu quả.
  • – Tỷ lệ số lượng hóa đơn giấy còn cao.
  • – Làm mất hoặc thất lạc hóa đơn.
  • – Khó khăn trong việc xác định tính hợp lệ của hóa đơn.

Giả sử như việc vận hành quy trình thủ công là hiệu quả, đáp ứng 100% nhu cầu cần thiết của doanh nghiệp, thì việc kiểm tra tính hợp lệ/hợp pháp của hóa đơn lại đem đến một bài toán nan giải cho doanh nghiệp đó.

Hóa đơn điện tử được sinh ra với mục đích chống lại hóa đơn giả, giảm bớt chi phí in ấn – vận chuyển, nhưng thông tin gần đây cho thấy hóa đơn điện tử cũng có thể bị làm giả khiến nhiều doanh nghiệp lo lắng. Hiện nhiều người tưởng rằng file PDF được người bán gửi đến email cho người mua là hóa đơn điện tử nhưng thực tế không phải vậy. File PDF đó phải kèm theo file XML là file gốc chứa dữ liệu về hóa đơn… thì mới được coi là hóa đơn điện tử.

Tổng hợp các lỗi thường gặp hóa đơn điện tử kèm rủi ro cho doanh nghiệp, kế toán cần lưu ý
Tổng hợp các lỗi thường gặp hóa đơn điện tử kèm rủi ro cho doanh nghiệp, kế toán cần lưu ý

Theo luật hiện hành, hóa đơn điện tử được xem là hợp lệ khi thỏa mãn các điều kiện sau: Hóa đơn điện tử đáp ứng quy định tại Khoản 5, Điều 4 và các Điều 6, 7, 8 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Đó là các quy định về hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, quy định về nội dung trong hóa đơn cũng như thời điểm lập hóa đơn; hóa đơn điện tử phải bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin.

Doanh nghiệp kiểm tra hóa đơn đã được đăng ký phát hành chưa trên trang thông tin của Tổng cục thuế, khi kết quả tra cứu chỉ có thông tin trong trường “Thông tin người bán hàng hoá dịch vụ” phần thông tin trong trường “Thông tin hoá đơn” không có thì hoá đơn bạn đang tra cứu là không hợp pháp.

Hơn hết, doanh nghiệp cần nhận thức được rằng, một hóa đơn điện tử đã đăng ký phát hành chỉ mới là điều kiện cần, điều kiện đủ là hóa đơn phải còn giữ được tính nguyên vẹn của nó (nội dung của hóa đơn không bị tác động thay đổi). Vì có không ít các tình huống hóa đơn bị tác động thay đổi số lượng, đơn giá, thành tiền,… mà các thông tin này đều không được thể hiện trên trang tra của Tổng cục thuế. Tóm lại, với doanh nghiệp là bên mua hàng cần lưu ý các trường thông tin của một hóa đơn điện tử như sau:

  • – Đúng thông tin bên mua, bên bán (Tên công ty, Địa chỉ, Mã số thuế)
  • – Đúng số tiền trước thuế, thuế và sau thuế.
  • – Hóa đơn đã được đăng ký phát hành trên tổng cục thuế
  • – Chứng thư số và chữ ký số hợp lệ.
  • – Nội dung hóa đơn còn nguyên vẹn, không bị tác động thay đổi.

Như chia sẻ ở đoạn giới thiệu đầu, dưới đây là tổng hợp những lỗi thường gặp nhất mà kế toán nên biết, tất cả lỗi này làm cho doanh nghiệp chịu nhiều rủi ro, dẫn đến việc không được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào:

STTTỷ lệ lỗi gặp phảiTop các lỗi thường gặp hàng đầuMức xử phạt
150%Sai thông tin bên muaHóa đơn không hợp lệ, bị loại khỏi chi phí.
225%Chữ ký số không hợp lệHóa đơn không hợp lệ, bị loại khỏi chi phí.
3 14%Nội dung hóa đơn không còn nguyên vẹnPhạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng 
47%Chứng thư số không hợp lệ/quá hạnHóa đơn không hợp lệ, bị loại khỏi chi phí.
54%Hóa đơn chưa được đăng ký phát hànhPhạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng 
61%Bên bán có rủi ro cao về thuếBên mua chịu rủi ro về Hóa đơn mua vào không hợp lệ, bị loại khỏi chi phí.

Nếu một nghiệp vụ mua hàng không có đủ hóa đơn, chứng từ; nội dung hóa đơn, chứng từ không phù hợp, các thông tin liên quan không khớp nhau, thiếu tính logic, chặt chẽ và đặc biệt là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp thì cơ quan thuế có quyền xuất toán các chi phí liên quan đến nghiệp vụ mua hàng trên. Khi đó, Doanh nghiệp sẽ bị truy thu thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, và tiền phạt chậm nộp thuế tính từ kỳ phát sinh chi phí đến ngày cơ quan thuế phát hiện theo lãi suất 0,03%/ngày. Trường hợp Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp thì bị phạt tiền từ 1 đến 3 lần so với giá trị ghi trên tờ hóa đơn.

Giải pháp

Netca cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chất lượng với giá cạnh tranh nhất, đồng thời hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử tại Netca cũng được đánh giá cao, giao diện dễ sử dụng, hệ thống nhanh chóng chuyên nghiệp. Netca với đội ngũ hỗ trợ 24/7 đáp ứng, giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.

Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ:
Hotline chăm sóc khách hàng: 1900 8980
Website: www.netca.vn
Email: chukysonetca@gmail.com
Fanpage: fb.com/netca.vn
Giải đáp thắc mắc cùng NETCA: Xem TẠI ĐÂY

Netca.vn



Leave a Reply