Hướng dẫn thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Doanh nghiệp lần đầu đăng ký phát hành hóa đơn điện tử qua mạng như thế nào? Thủ tục đăng ký cần những gì? Các bước tiến hành đăng ký ra làm sao? Đơn vị nào cung cấp là tốt nhất? Cùng Netca tìm hiểu thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử nhé!

1. Thông báo phát hành hóa đơn

Theo như khoản 3 điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC từ ngày 12/06/2017 quy định cụ thể như sau: “Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý chậm nhất là 2 ngày trước khi các tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.”

Điều này có nghĩa là trong lần phát hành thông báo đầu tiên, các tổ chức kinh doanh phải gửi thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu cho cơ quan thuế. Trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp sẽ chỉ được sử dụng mẫu hóa đơn đã gửi khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. 

Cơ quan thuế có trách nhiệm hướng dẫn các doanh nghiệp thanh lý hợp đồng in ấn khi đã thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời gian thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

Trong trường hợp khi nhận được thông báo phát hành hóa đơn do tổ chức kinh doanh gửi đến không đủ hoặc đúng nội dung như đã quy định, thì trong 02 ngày (ngày làm việc) kể từ ngày nhận được thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức kinh doanh biết. Sau đó doanh nghiệp cần phải điều chỉnh lại cho đúng nội dung theo quy định và phát hành lại thông báo mới. Và sau 02 ngày phát hành thông báo hóa đơn điện tử mà không có bất kỳ phản hồi nào thì tổ chức kinh doanh bắt đầu được phép sử dụng hóa đơn.

Công ty TNHH Công nghệ NETCA là đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và chữ ký số chuyên nghiệp, giúp khách hàng tiết kiệm chi phí với các ưu đãi hấp dẫn. Bên cạnh đó đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm sẽ hỗ trợ và tư vấn cho quý khách  24/7, đáp ứng được mọi nhu cầu khách hàng. Vậy chúng ta hãy cùng NETCA xem doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử lần đầu như thế nào nhé!

Công ty TNHH Công nghệ NETCA là đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

2. Thủ tục đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử

Để có thể thông báo phát hành hóa đơn điện tử các tổ chức kinh doanh cần chuẩn bị những hồ sơ cần thiết như sau:

– Mẫu phiếu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Theo Mẫu 01 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

– Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

– Hóa đơn mẫu mà doanh nghiệp sử dụng để xuất hóa đơn trong mỗi lần bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ trong thời gian sử dụng hóa đơn. Doanh nghiệp có thể trải nghiệm những thiết kế mẫu hóa đơn điện tử phù hợp với tổ chức kinh doanh tại đây.

Lưu ý:

– Quyết định sử dụng hóa đơn và hoá đơn mẫu ->  phải là bản SCAN và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc)

– Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “ XML”

– Chữ ký số để ký điện tử.

Hiện nay, NETCA là một trong những đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử được cơ quan Thuế chứng thực và đông đảo khách hàng sử dụng NETCA sẽ hỗ trợ các tổ chức kinh doanh thiết kế miễn phí mẫu hóa đơn cơ bản và tư vấn thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế. Nếu bạn đang quan tâm và muốn đăng ký nhận ưu đãi hoặc dùng thử miễn phí phần mềm thì tham khảo TẠI ĐÂY nhé!

3. Các bước đăng ký thông báo phát hành hóa đơn điện tử

3.1. Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm HTKK

– Để có thể tiến hành lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử, tổ chức kinh doanh cần phải có phần mềm HTKK. Nếu bạn vẫn chưa có đặt phần mềm này, vậy hãy bấm VÀO ĐÂY để sử dụng nhé!

– Sau khi cài đặt, bạn hãy dùng mã số thuế của mình đăng nhập vào phần mềm HTKK. Thao tác lần lượt theo hướng dẫn: Tại mục Hóa đơn (1) > Click vào Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC).

– Điền đầy đủ thông tin như trong ảnh dưới và ấn kết xuất XML là xong bước lập thông báo.

Trang thuế điện tử https://thuedientu.gdt.gov.vn/etaxnnt/
Trang thuế điện tử https://thuedientu.gdt.gov.vn/etaxnnt/

3.2. Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

– Truy cập website https://thuedientu.gdt.gov.vn/etaxnnt/, đăng nhập phần doanh nghiệp.

– Lựa chọn mục Tài khoản -> Đăng ký thêm tờ khai

– Tại phần THÔNG BÁO HÓA ĐƠN, bạn tích vào cuối dòng 102 -> Tiếp tục.

– Cuối cùng các bạn nộp Thông báo phát hành hóa đơn bằng cách vào mục “Nộp tờ khai” và tải lên file thông báo định dạng XML đã tải về khi nãy. Việc nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử cũng tương tự việc nộp tờ khai thuế GTGT.

3.3. Nộp thông báo phát hành, hóa đơn mẫu và quyết định sử dụng hóa đơn điện tử bằng bản word qua mạng

– Tất cả các chứng từ như thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn mẫu và quyết định sử dụng hóa đơn điện tử đều phải được scan ra và đính kèm trong file Word.

– Sau khi các bạn đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên nhantokhai.gdt.gov.vn các bạn vào mục: Tra cứu / TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn

– Đính kèm file Word vào Thông báo Phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng. Tiếp đó, các bạn chọn file Word hóa đơn mẫu để nộp -> Sau đó ký nộp là xong.

Lưu ý:

– Sau 2 ngày (tính theo ngày làm việc), bạn có thể kiểm tra xem hóa đơn đã được phát hành chưa để sử dụng bằng cách truy cập http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html để kiểm tra hóa đơn đã có đầy đủ thông tin chưa (nếu có là đã được phép sử dụng rồi).

– Còn nếu chưa có kết quả thì bạn nên in ngay một bản cứng để gửi trực tiếp đến cơ quan Thuế. Như vậy là đã hoàn thành toàn bộ thủ tục đăng ký thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng.

– Từ lần thứ 2 trở đi nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu  mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn.

NETCA hỗ trợ miễn phí 100% thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng cho khách hàng

NETCA là phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi đội ngũ kỹ thuật dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm. Thay vì phải tự chuẩn bị thủ tục phát hành hóa đơn điện tử, NETCA sẽ hỗ trợ miễn phí 100% cho các tổ chức kinh doanh khởi tạo mẫu hóa đơn và lập bộ hồ sơ đăng ký phát hành chỉ với vài thao tác đơn giản ngay trên phần mềm NETCA

Ngay sau khi lập xong bộ hồ sơ, NETCA sẽ hỗ trợ doanh nghiệp gửi tới cơ quan thuế qua mạng. Sau 2 ngày doanh nghiệp sẽ kiểm tra thông tin trên trang cổng thông tin điện tử //www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html  và bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử khi nhận được chấp thuận của cơ quan thuế.

Để chung tay phòng ngừa và bảo về sức khỏe chung cho tất cả mọi người, Netca xin phép tư vấn cho tất cả các khách hàng qua fanpage và số điện thoại: 1900 8980.

Chỉ từ 300.000 đồng bạn đã có ngay đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sang trọng, an toàn và tiện lợi. Liên hệ ngay hotline 1900 8980 hoặc bấm VÀO ĐÂY để được hỗ trợ và tư vấn tốt nhất nhé!

Netca.vn



1 Comment

Leave a Reply