Hóa đơn điện tử hợp pháp, bất hợp pháp và cách nhận biết?

Như thế nào là hóa đơn điện tử hợp pháp và không hợp pháp theo quy định của pháp luật? Làm thế nào để tra cứu mức độ hợp pháp của hóa đơn điện tử? 

Hóa đơn điện tử là gì? Thế nào là một hóa đơn điện tử hợp pháp và không hợp pháp? Và làm thế nào để kiểm tra được mức độ hợp pháp của hóa đơn điện tử? Chúng ta hãy cùng Netca tham khảo những thông tin dưới đây nhé!

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12/9/2018 thì hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:

“Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.

Nói dễ hiểu hơn thì hóa đơn điện tử là một phần mềm online để quản lý các hóa đơn, chứng từ của các doanh nghiệp, giúp các tổ chức kinh doanh tiết kiệm nguồn nhân lực, chi phí và tăng hiệu suất công việc hơn so với bình thường.

Hóa đơn điện tử Netca uy tín và chất lượng tốt nhất
Hóa đơn điện tử Netca uy tín và chất lượng tốt nhất

2. Hóa đơn điện tử hợp pháp 

Theo quy định, nghị định số 119/2018/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực ngày 01/11/2018, Nghị định được ban hành đã đánh dấu thêm một bước tiến trong lộ trình chuyển dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử (HĐĐT) của chính phủ để cải cách thủ tục hành chính, cải cách thủ tục quản lý thuế, tạo cơ sở pháp lý để nâng cao hiệu quả hiệu lực công tác quản lý hóa đơn,..

Trong nghị định cũng quy định rõ hóa đơn điện tử hợp lệ phải đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin, đáp ứng được quy định tại khoản 5 Điều 4; các Điều 6,7,8 của Nghị định.

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

  • – Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
  • – Không bắt buộc phải có chữ ký số.
  • – Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

>> Xem thêm: Bảng giá hóa đơn điện tử tại Netca

Hóa đơn điện tử phải có những nội dung như sau:

  • – Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn.
  • – Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
  • – Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
  • – Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng.
  • – Tổng số tiền thanh toán.
  • – Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.
  • – Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có).
  • – Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
  • – Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
  • – Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
  • – Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể các nội dung hóa đơn điện tử và các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đủ những nội dung quy định bên trên.
Cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp lê
Cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp lê

Thời điểm lập hóa đơn điện tử:

Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng. Bộ Tài chính căn cứ quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, pháp luật quản lý thuế để hướng dẫn cụ thể thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp khác và nội dung quy định bên trên.

>>Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Định dạng hóa đơn điện tử:

1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường hợp thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị trên hóa đơn điện tử. 

2. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin. 

3. Định dạng hóa đơn điện tử gồm thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế. 

4. Tổng cục thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại thông tư này.

  • – Tổ chức kinh doanh, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp, phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
  • – Kết nối với Tổng cục thuế thông qua kênh thuế riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính, 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu là 5 Mbps.
  • – Sử dụng dịch vụ web hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
  • – Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

5. Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn. Đảm bảo không dẫn tới các hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

Định dạng hóa đơn điện tử
Định dạng hóa đơn điện tử

3. Hóa đơn điện tử bất hợp pháp

Bên cạnh việc hiểu rõ về hóa đơn điện tử hợp lệ, doanh nghiệp cũng cần hiểu rõ hóa đơn điện tử không hợp pháp. Dựa trên việc hóa đơn đó không đáp ứng các quy định về hóa đơn hợp pháp đã nói ở trên, hoặc hóa đơn điện tử thuộc trường hợp quy định tại khoản 9, khoản 10 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

  • – Khi tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử những không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế là sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp. Doanh nghiệp gửi hóa đơn điện tử khi chưa có mã của cơ quan thuế để gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Hoặc tổ chức kinh doanh gửi hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế cho người mua sau khi có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
  • – Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử là việc lập khống hóa đơn điện tử; dùng hóa đơn điện tử của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; lập hóa đơn điện tử phản ánh giá trị thanh toán thấp hơn thực tế phát sinh; dùng hóa đơn điện tử quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông.

4. Vậy làm thế nào để tra cứu được tính hợp pháp của hóa đơn điện tử?

Với những quy định về tính hợp pháp và không hợp pháp của hóa đơn điện tử, các tổ chức kinh doanh hoàn toàn có thể tự đối chiếu và so sánh để kiểm tra xem hóa đơn điện tử đó có hợp pháp hay không.

Hoặc các tổ chức doanh nghiệp có thể tra cứu tính hợp pháp của hóa đơn điện tử dễ dàng, nhanh chóng bằng việc vào trang thông tin điện tử của Tổng Cục Thuế theo đường dẫn: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn

5. Đâu là đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, tiết kiệm chi phí?

Netca cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và chữ ký số giá tốt tại TP.HCM
Netca cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và chữ ký số giá tốt tại TP.HCM

NETCA là phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi đội ngũ kỹ thuật dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm. Thay vì phải tự chuẩn bị thủ tục phát hành hóa đơn điện tử, NETCA sẽ hỗ trợ miễn phí 100% cho các tổ chức kinh doanh khởi tạo mẫu hóa đơn và lập bộ hồ sơ đăng ký phát hành chỉ với vài thao tác đơn giản ngay trên phần mềm NETCA

Ngay sau khi lập xong bộ hồ sơ, NETCA sẽ hỗ trợ doanh nghiệp gửi tới cơ quan thuế qua mạng. Sau 2 ngày doanh nghiệp sẽ kiểm tra thông tin trên trang cổng thông tin điện tử //www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html  và bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử khi nhận được chấp thuận của cơ quan thuế.

Để chung tay phòng ngừa và bảo vệ sức khỏe chung cho tất cả mọi người, Netca xin phép tư vấn cho tất cả các khách hàng qua fanpage và số điện thoại: 1900 8980.

Chỉ từ 300.000 đồng bạn đã có ngay đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sang trọng, an toàn và tiện lợi. Liên hệ ngay hotline 1900 8980 hoặc bấm VÀO ĐÂY để được hỗ trợ và tư vấn tốt nhất nhé!



1 Comment

Leave a Reply